المال والتقارير

التقارير ولوحة المالك

• تقرير تعطيه لزبون بلا تكلفة: علّم بلا تكلفة ولا ربح في منشئ التقارير ثم عرض: تختفي أعمدة التكلفة والربح من الشاشة والطباعة وExcel، ويبقى الاختيار في التقرير المحفوظ. وعلى الجوال المفتاح نفسه. أما الفاتورة التي تطبعها من المبيعات فلا تكلفة فيها أصلاً، وما يظهر من أعمدتها تختاره من أعمدة أسطر المستند في قوالب الطباعة.
• في منشئ التقارير التجميع باليوم أو الشهر يُرتَّب بالتاريخ، ومقارنة بالفترة السابقة تعمل مع تجميع حسب. التقرير المحفوظ يحتاج اسماً جديداً حتى 60 حرفاً، و× بجانبه يحذفه. فوق الجدول سطر «المعروض: …» يذكر البيانات والفترة والطرف والصنف والتجميع، ويُطبع على التقرير أيضاً، فيعرف قارئ الورقة ما فيها.
• لوحة المالك: الرئيسية: المبيعات والربح مقارنة بالفترة السابقة، النقدية، ما لنا وما علينا، المتأخر والمستحق خلال أسبوع، الأكثر مبيعاً والبضاعة الراكدة، والفروع إن وُجدت في التقارير ← الفروع.
• لوحة الهاتف: لمن يفتح المحاسبة. التقارير ← لوحة الهاتف صفحة أرقام للقراءة فقط بمربعات كبيرة، تفتحها من متصفح أي جوال على شبكة المحل: المبيعات ومجمل الربح وصافيه مقارنة بالفترة السابقة، النقدية، النقد بعد التحصيل والسداد، ما يستحق لنا وعلينا (متأخر، خلال 7 أيام، بعد ذلك)، الأكثر مبيعاً، البضاعة الراكدة والفروع. مشاركة الملخص يرسل الأرقام نصاً على واتساب.
• الإشعارات في تقرير المبيعات: إشعار على فاتورة بيع يغيّر الإجمالي لا الكمية، فكميته صفر. ومرتجع بعد إشعار دائن يطرح من الإجمالي ما بقي منه بعد حصة الإشعار، فمجموع الإجمالي يساوي «المبيعات» في لوحة المالك.
• منشئ التقارير: التقارير: اختر البيانات (المبيعات، المشتريات، المرتجعات والإشعارات، تكلفة البضاعة المباعة، حركة المخزون، ولمن يرى المحاسبة: حركة الديون، دفتر اليومية، القيود، حركة الصندوق والبنوك، فروقات الصرف وإعادة التقييم، الأرصدة الافتتاحية، أرصدة الزبائن والموردين، ميزان المراجعة بالنظام الموحد، سجل التدقيق، ترحيل البيانات القديمة وأرشيف الفواتير القديمة)، والفترة، وتجميع حسب الصنف أو الطرف أو الشهر، وفعّل مقارنة بالفترة السابقة إن أردت. احفظه باسم ليفتح بضغطة على الكمبيوتر والجوال معاً. Excel وCSV وطباعة / PDF. من لا يرى التكلفة لا تظهر له أعمدتها ولا أعمدة الفترة السابقة منها، ومن لا يرى التكلفة أو أسعار الشراء لا تظهر له أسعار المشتريات ولا أسعار المرتجعات والإشعارات ومجاميعها (فسعر مرتجع الشراء سعر شراء). المبيعات والمشتريات والمرتجعات والتكلفة تُقرأ من القيود: فاتورة من شهر مقفل أُلغيت أو عُدّلت بعده تبقى في شهرها، ويظهر إلغاؤها بالسالب في الشهر الذي أُلغيت فيه. وربح المبيعات يساوي القيود: «فرق تكلفة المخزون» (بيع قبل الشراء، سعر فاتورة شراء عُدّل بعد البيع أو فاتورة إذن استلام بسعر آخر، تكاليف استيراد بعد البيع، مرتجع وقعت بضاعته في نقص بيع آخر، جرد) سطر بكمية صفر بتاريخ القيد، باسم الصنف إن كان المستند لصنف واحد، بلا زبون ولا رقم، ولا يراه من لا يرى التكلفة. وخدمة أو شحن اشتريته يبقى في «تكلفة البضاعة المباعة» بالقيود ولا سطر له هنا. وما في الربح بلا تكلفة يقوله سطر تحت جدول المبيعات، إلا في تقرير اخترت له الطرف أو الصنف. وربح هذا التقرير بعد حسم الفواتير، ومجمل الربح في الرئيسية قبله (الحسم هناك ضمن المصاريف)، ويقول ذلك السطر نفسه: «ربح هذا التقرير بعد حسم الفواتير …». وتقرير «تكلفة البضاعة المباعة» فيه سطر «فرق تكلفة المخزون» نفسه، فمجموعه يساوي تكلفة تقرير المبيعات.
• الفروع: ما سجّله كل جهاز مرتبط: المبيعات والتكلفة والمصاريف و«بضاعة مشتراة بالمبلغ» إن وُجدت والصافي وحركة النقد. الصافي من كل حسابات الإيرادات والمصاريف، وحركة النقد من كل الصناديق والبنوك وطرق الدفع، فمجموع الفروع يساوي قائمة الدخل والنقدية. وما في الربح بلا تكلفة يقوله سطر تحت الجدول، عن الفروع كلها معاً: لا يتوزّع على كل فرع.
• مراكز الربحية: الإيراد والمصاريف والصافي لكل مركز، وغير موزّع لما لم يُوسم. وسطر ما بلا تكلفة تحت الجدول عن المراكز كلها معاً، كالفروع.
• التقرير الضريبي: ضريبة المبيعات وضريبة المشتريات القابلة للخصم في الفترة، والمستحق للدفع.
• ملخص يُرسل وحده كل يوم أو أسبوع أو شهر: التقارير المجدولة.

على الجوال: مجموعة التقارير: لوحة المالك (بأرقام الرئيسية نفسها، ومشاركة الملخص يرسلها نصاً على واتساب)، منشئ التقارير (Excel أو CSV عبر المشاركة)، الفروع ومراكز الربحية. كل تقرير يأخذ اليوم أو هذا الشهر أو الشهر الماضي أو هذه السنة، أو فترة أخرى لتكتب من وإلى بنفسك. اضغط رقماً في لوحة المالك أو في ملخص اليوم فيفتح ما يجمعه لهذه الأيام نفسها: المبيعات ومجمل الربح في منشئ التقارير، وصافي الربح في الأرباح والخسائر، والنقدية وما لنا وما علينا في دفتر الحساب، لمن يفتح تلك الشاشة. مبلغ صغير في الصندوق (سنتات أو قروش) لا تعرف من أين جاء؟ اضغط النقدية في لوحة المالك واختر الفترة: يفتح دفتر الحساب بكل حركة دخلت الصندوق أو خرجت منه. التقرير المحفوظ يُحذف بإشارة السلة بجانبه.